Cada vez son más las empresas y despachos de abogados que encuentran enormes problemas prácticos y obstáculos jurídicos a la hora de recabar las firmas de las actas societarias, tanto de la junta de socios o accionistas como del consejo de administración.
Por ello, se hace necesario encontrar un encaje legal claro al respecto y una herramienta digital que permita llevar a cabo este proceso de forma sencilla, segura, intuitiva y rápida. En definitiva, los profesionales del derecho están demandando soluciones para que sea posible digitalizar la documentación societaria (actas, convocatorias, certificaciones, delegaciones de voto) y, por tanto, automatizar en la medida de lo posible el proceso entero de lo que se conoce como secretaría societaria; un procedimiento que tiene una vertiente jurídica compleja (donde la tecnología poco podrá ayudar) a la hora de redactar los acuerdos, pero un vertiente automatizable donde se pierde infinidad de tiempo: los acuerdos sencillos, la obtención de firmas, el formato de las actas, la información de cada socio (nombre, apellidos, domicilio, sus participaciones, etc.).
Pero ¿es posible digitalizar este proceso? ¿Qué partes?
Convocatoria digital
Como todos saben, el artículo 173 de la LSC indica que la convocatoria a la junta de socios (es igualmente aplicable a la convocatoria del consejo) se llevará a cabo obligatoriamente por alguna de estas vías:
- Publicación en BORME;
- Publicación en página web corporativa;
- Un medio de comunicación individual y escrita al domicilio designado al efecto por el socio (la DGRN permite una dirección email) y que asegure la recepción por parte de los socios.
Así, si queremos convocar de forma digital deberemos acogernos a esta última posibilidad, ya que no impide que se convoque por medios telemáticos.
Además, ya no es necesario convocar por correo certificado, ni siquiera es obligatorio el acuse de recibo de un email ordinario (RDGRN 19 de julio de 2019). Eso sí, deberá preverse expresamente esta posibilidad en los estatutos sociales.
En este link podrás encontrar la cláusula estatutaria que debería incorporarse a los estatutos.
Voto digital: anticipado u online
Salvada la convocatoria, queda por ver si la comunicación en la dirección opuesta- del socio hacia la sociedad- también sería válida de forma digital.
Para ello, hemos de acudir a la LSC y a la doctrina de la DGRN. La primera indica que será válida 1) la asistencia telemática a la junta, 2) la votación anticipada del voto de forma telemática, y 3) la delegación del voto de forma telemática. La LSC facilita expresamente esta posibilidad para las sociedades anónimas (SA). Sin embargo, esto plantea dos dudas:
- ¿Queda entonces prohibido para las sociedades limitadas (SL)?
- ¿Qué tipo de firma o fehaciencia se requiere para la emisión de la voluntad del socio?
La respuesta a estas cuestiones la ha ofrecido DGRN (R 25 abril de 2017). Así, respecto a la duda de las SL, ha indicado que lo dispuesto para SA aplica igualmente a las SL. Respecto a la fehaciencia o carácter de la firma del socio, ha indicado que no será necesaria la exigencia de firma electrónica avanzada ni reconocida, por lo que bastaría una firma electrónica simple (para que lo entendamos: un login con usuario y contraseña y un clic) o el envío de un correo electrónico ordinario. Eso sí, deberá preverse expresamente en estatutos esta posibilidad.
Concretamente, la cláusula sobre la que versa la RDGRN reza lo siguiente:
“(…) También será válido el voto ejercitado por el socio por medio de escrito con firma legitimada, o por medio de documento remitido telemáticamente con su firma electrónica. No obstante, la Junta podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica (…)”.
Y esto aplica, tanto para la emisión del voto, como para la firma de cualquier otro documento societario.
Finalmente, cabe indicarse que, pese a la falta de previsión estatutaria de la mencionada cláusula, podría admitirse igualmente la validez de determinados documentos firmados con firma electrónica simple o mediante correo electrónico ordinario, siempre que el documento se hubiera remitido a los socios/firmantes y no hubieran manifestado su oposición. Si bien este proceder es arriesgado y aporta poca seguridad jurídica, existen sentencias (no resoluciones de la DG) donde se ha admitido la validez jurídica de estos documentos con base en la doctrina de los actos propios.
Aprobación del acta
La aprobación del acta es un acto que puede plantear enormes dudas. Sin embargo, es de uso corriente enviar el acta [de junta universal] a todos los socios para que la firmen y así el administrador se queda más o menos tranquilo. Pero nada más lejos de la realidad. En primer lugar, la forma descrita de firma de actas de junta universal es en la actualidad considerada falsedad en documento mercantil. Pero, dejando eso de lado, ¿qué es la aprobación del acta?
- La aprobación del acta no es un acuerdo, carece de sentido, pues, añadirlo en el orden del día;
- La aprobación del acta es un acto ad probationem y no ad solemnitatem, da prueba de la celebración de la junta pero los acuerdos son ejecutables desde la aprobación de cada uno de ellos;
- La aprobación puede hacerse tácitamente por “no oposición” al contenido del acta.
- Puede aprobarse al final de la reunión por la propia junta o, después, en el plazo de 15 días, por dos socios representantes de la minoría y la mayoría, que deberán ser elegidos al final de la junta;
En este sentido, la aprobación en sí misma no requiere de la firma de nadie, salvo en el caso de aprobación por los dos socios interventores, en cuyo caso deberán firmar el acta indicando que la aprueban. En este caso, para que dicha firma se recabe de forma digital, el acta podría enviarse a dichos socios por medios telemáticos que permitan su firma a través de un dispositivo (móvil, ordenador, Tablet). Además, no se necesitaría la firma electrónica reconocida si así se ha establecido en estatutos.
Firma digital del acta de la junta
Hemos visto que la aprobación no requiere obligatoriamente de la firma de nadie. La firma sin embargo, se requerirá obligatoriamente para:
- Junta universal: todos los socios, y el presidente y secretario de la junta.
- Junta ordinaria/extraordinaria: presidente y secretario de la junta.
- Junta de socios por escrito y sin sesión: persona con facultad de certificar.
Es aquí donde entra en juego la forma de firmar dicha documentación: la firma digital del acta. Ya hemos comentado que no es necesaria la firma electrónica reconocida para firmar documentación societaria, bastaría con firma electrónica simple. Esta podría consistir simplemente en:
- la firma manuscrita realizada sobre la pantalla de un dispositivo;
- O simplemente un metadato (no visible para el usuario), es decir, una evidencia digital generada por un usuario al hacer clic en un botón (simplemente bastaría que el usuario entrara en un portal o similar con un usuario y contraseña propios: boardchainapp.com permite esta modalidad).
Certificación digital del acta
La certificación del acta, desgraciada (por eficiencia) o afortunadamente (por seguridad jurídica), aún no puede firmarse digitalmente. Por tanto, aunque existen herramientas que generan automáticamente la certificación de la propia acta, la elevación a público de la misma requiere de firma manuscrita (física, la de toda la vida).
Afortunadamente, hoy todos estos problemas- tanto firma digital como automatización del proceso- tienen una solución técnica y jurídica en nuestro ordenamiento jurídico y se llama Boardchain (www.boardchainapp.com).
Si tienes curiosidad acerca de la digitalización de este u otros procedimientos jurídicos, puedes ponerte en contacto con nosotros e intentaremos ayudarte.
