Es habitual que este tipo de entidades aprueben las actas de juntas/asambleas anteriores en las juntas posteriores, incluyendo incluso dicha aprobación en uno de los puntos del orden del día de la junta. Sin embargo, la normativa aplicable (LO 1/2002 reguladora del Derecho de Asociación, Ley 12/1991 de Agrupaciones de Interés Económico, Ley 50/2002 de Fundaciones) nada dice al respecto.
De hecho, al contrario que ocurre con la regulación de las sociedades de capital- (principalmente, el RDL 1/2010 por el que se aprueba la Ley de Sociedades de Capital y el RD 1784/1992 por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil) en la normativa de asociaciones y fundaciones poco se dice respecto a la forma de adopción de acuerdos y hay un vacío absoluto en relación a la forma de aprobación de las actas.
Primero, lo que establezcan los estatutos
Así, habrá que atenerse a lo establecido en los estatutos de cada entidad. Pero, en caso ausencia estatutaria de tal cuestión, la pregunta que nos surge es ¿cómo debe aprobarse el acta de las asociaciones, AIE o fundaciones?
Lo que debemos tener claro es que los acuerdos adoptados en junta son válidos y ejecutables desde su aprobación misma y no desde la aprobación del documento que relata lo acontecido en la junta (esto es, el acta) que sirve de prueba de lo acontecido. La llevanza de las actas, si bien es una obligación imperativa todas estas entidades, tienen un efecto ad probationem y no ad solemnitatem[1]. En este sentido, la STS 5-I-2007 indica que “al fin, los acuerdos son la expresión de la voluntad mayoritaria obtenida mediante la suma de declaraciones individuales paralelas, emitidas en las condiciones y forma que establece la Ley. Mientras que el acta no es más que un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción anterior de unos acuerdos”.
Ello no obstante, para la elevación a público de acuerdos adoptados en junta, deberán aportarse certificados de actas firmados por el secretario y presidente de la junta, e incluso en ocasiones deberá aportarse el mismo acta.
Pero ¿cómo se aprueba un acta?
Volviendo al quid de la cuestión- cómo se aprueba un acta-, las actas deberán aprobarse por el mismo órgano, con carácter general. La normativa de asociaciones, AIE y fundaciones nada dice al respecto (ni su normativa de desarrollo ni la normativa de sus respectivos registros), pero por analogía con la ley de sociedades de capital, que es la norma más similar y mejor detalla todas estas cuestiones, indica que las actas se aprobarán al final de la reunión por la propia junta (en su conjunto) o bien en el plazo de 15 días por dos socios representantes de la mayoría y de la minoría.
Respecto a esta última posibilidad, carece de sentido en las asociaciones, AIE y fundaciones, dónde suele primar la igualdad entre los socios en obligaciones y derechos. Sin embargo, la primera opción (aprobación al final de la reunión) adolece de falta de utilidad práctica, por dos motivos:
- Las actas de este tipo de entidades no se suelen redactar en su versión definitiva en el momento de la junta, sino con posterioridad (lo mismo ocurre respecto de las sociedades de capital);
- Aunque se pudiera redactar unas horas más tarde, muchos asistentes ya no estarían presentes.
Es este el motivo por el cual lo lógico y, sobre todo, práctico es aprobar las actas en las reuniones posteriores de la junta, no siendo necesaria su lectura; bastaría con haber enviado el acta a los socios con anterioridad a la celebración de la junta.
Finalmente, respecto a la forma concreta de aprobación de un acta, en ningún precepto se indica que los socios deban firmarla como muestra de aprobación, por lo que bastaría su asentimiento en forma no escrita, tanto expresa como tácitamente (no oponiéndose).
Sin embargo, nada impide que el acta sea aprobada por medios
telemáticos si así se hubiera permitido en estatutos. Además, podrán llevarse a
cabo las comunicaciones entre socios y sociedad- incluida la firma de
documentos- a través de firma electrónica simple (por ejemplo, a través de un
email no certificado, o vía una herramienta digital que automatice este proceso
como boardchainapp.com).
[1] Campins Vargas, A.: https://almacendederecho.org/acta-la-junta-comentario-al-art-202-lsc/
